Objectifs

A l’issue de cette formation, les participant disposeront des compétences nécessaires pour utiliser toutes les fonctionnalités de base de Microsoft Outlook. De la messagerie à la gestion du calendrier ou des tâches, ils comprendront l’intérêt de l’outil pour une organisation plus efficace.

Pré requis

Pour suivre cette formation, il est nécessaire d'être à l'aise avec l'informatique (PC/Mac) et avoir déjà utilisé Microsoft Outlook, ou avoir suivi la formation "Outlook Initiation".

Évaluation

Qu’il s’agisse de classe virtuelle ou présentielle, des évaluations jalonneront la formation : tests réguliers des connaissances, cas pratiques, certification ou validation par un diplôme à l’issue de l'action par les stagiaires, au regard des objectifs visés.

01 Rappels de base Outlook

- Rappel succinct de la messagerie, contacts, calendrier, notes et tâches

02 Optimiser son organisation avec Outlook

- Personnaliser Outlook avec les options (courrier, recherche, calendrier)

- Gagner du temps avec sa messagerie : le vote, différer la livraison, dictation (selon version)

- Les limites de l’envoi de mails (taille pj, format de pj, flux de mails)

- Effectuer des recherches pertinentes dans Outlook

- Rechercher et trouver un message

- Les règles de messagerie : intérêts et limites

- Paramétrer le gestionnaire d'absence

- Marquer les messages avec un indicateur

- Utiliser et paramétrer les options de suivi

- Bien gérer sa messagerie (taille, suppressions utiles)

- Archiver des messages (présentation succincte)

- Paramétrer et Gérer son dossier d'archivage (*.pst)

03 Exploiter un carnet efficace de contacts

- Intérêt d’un carnet de contact à jour : synchronisation mobile/cloud

- Compléter une fiche contact, insérer une photo

- Créer un contact à partir d'un message électronique

- Définir un rappel pour un contact

- Ajouter des champs pour compléter les informations de la fiche

04 Utiliser les tâches pour gagner du temps

- Créer une tâche, la modifier, l’assigner

- Interactions avec TODO (M365)

- Rechercher des tâches

05 L’allié du quotidien : le calendrier Outlook

- Le calendrier Outlook :

- Partager son calendrier, ouvrir le calendrier d’un collègue

- Les droits d’accès d’un calendrier, partager un calendrier sur internet (selon version)

- Inviter des participants à une réunion et affecter des ressources

- Utiliser l’assistant planification pour vérifier la disponibilité des participants

- Gérer les confirmations et les annulations

- Les catégories de Calendrier Outlook

06 Aller plus loin avec Outlook

- Utiliser Outlook Web App en mobilité (M365)

05 L’allié du quotidien : le calendrier Outlook

- Les carnets d'adresses de l'entreprise et autres.

06 Aller plus loin avec Outlook

- Organiser une arborescence de dossiers, et classer ses messages.

05 L’allié du quotidien : le calendrier Outlook

- Partager des dossiers avec des membres de l’équipe

06 Aller plus loin avec Outlook

- Les Dossiers Publics : création, gestion et sécurité (M365 ou Exchange)

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