Découvrez des outils dynamiques pour vos visioconférences !

Vous aussi, vous avez déjà participé à une visioconférence dans le cadre d’une réunion, d’une formation, d’un cours, et bien d’autres… Ce rythme de travail, d’enseignement fait partie de vos habitudes. Et, il conviendrait de dire qu’au début, ce n’était pas simple d’animer une réunion dans son salon ! En l’espace de peu de temps, votre lieu d’habitation, votre domicile, sont devenus provisoirement, ou pas, votre lieu de travail ! Vous aussi, vous avez vécu des réunions virtuelles très très ennuyantes ?

Mais, comment faites-vous vraiment pour réaliser une visioconférence de chez vous avec peu de moyens ? Comment parvenez-vous à capter l’attention de tout le monde ? Pas si simple ni facile…

Pas de panique ! nous sommes là pour vous donner quelques conseils pour réussir vos visioconférences avec peu de moyens ! 🤡🚀

Et oui, il est possible de réussir à transformer votre salon en lieu de réunion avec vos collègues, comme à votre bureau !  

Pierre-Etienne, Directeur associé d’À Bonne École, a eu l’occasion de présenter ce sujet lors d’ateliers proposés par Edtech Grand Ouest au Médiacampus de Nantes. Autour de l’histoire d’À Bonne École, la formation à distance a pris tout un autre sens…

Avec peu de moyens, comment réussir votre visioconférence ?

Avec peu d’équipements, il est possible de réaliser vos visioconférences et même de faire oublier le distanciel à vos participants.  

Lors de sa création, À Bonne École a débuté ses formations en classe virtuelle. Les deux fondateurs, Laurence et Pierre-Etienne, ont commencé l’activité d’À Bonne École avec simplement deux écrans d’ordinateurs portables, un micro et la caméra intégrée. Avec ces moyens, ils ont réussi à animer des formations de qualité en classe virtuelle. Voici leurs conseils simples et faciles à réaliser avec seulement votre ordinateur :  

Tout d’abord, votre environnement technique de travail doit respecter quelques règles simples, mais pas toujours respectées… Qui n’a pas déjà eu l’occasion de participer à une visioconférence durant laquelle l’animateur est en contre-jour ? Avec des bruits parasites, voire même inaudible ?  

Suivre les recommandations suivantes vous permettra déjà d’optimiser la qualité de la relation avec vos participants :

     1. Soyez VISIBLE lors de votre Visio : l’éclairage de la pièce dans laquelle vous vous trouvez, ne doit pas être en contre-jour. Si c’est le cas,    privilégiez la lumière du jour en face de vous. Vous parviendrez à capter l’attention de vos participants plus facilement. Il se retrouvera moins en position de fatigue.

     2. Créez un espace agréable autour de vous : aménagez l’arrière-plan de votre visioconférence avec un environnement réel ! Vous êtes déjà dans le virtuel avec une visio, pourquoi ajouter du virtuel au virtuel en ajoutant un faux arrière-plan qui vous ‘rognera’ le visage dès que vous tournerez la tête ? Les participants observeront tout ce qui se trouve derrière vous, car ils sont HUMAINS, ils ont besoin de REALITE. Soyez alors créatif, simple et professionnel. Inutile de faire un studio de cinéma ou de youtubeur… La simplicité amène l’efficacité ! On vous conseille de montrer la réalité de votre environnement. Les fonds flous ou avec une image découpent très mal votre tête. Il est plus compliqué de capter l’attention de votre interlocuteur. Vous lui fatiguez les yeux. Ceci est un petit détail, mais un détail important, simple à mettre en pratique.  

     3. Soignez votre qualité AUDIO : qui n’a pas déjà eu du mal à entendre son interlocuteur en visio ? Les micros d’ordinateur portable sont toujours plus performants, mais ne parviendront jamais à obtenir une qualité équivalente à un micro près de votre bouche. Pour améliorer votre qualité audio, il vous suffit tout simplement d’ajouter votre kit oreillettes de smartphone (souvent fourni avec votre smartphone), un simple micro filaire, ou un micro-casque (à partir de 10 €) : vos interlocuteurs vous remercieront ! Ces quelques améliorations techniques simples vous permettront de performer votre classe virtuelle.  

     4. Autorisez-vous plus de confort en visio : l’ajout d’un 2ème écran peut vous permettre d’être bien plus à l’aise dans votre intervention. Il est aujourd’hui très facile de trouver un écran à budget réduit sur internet, en occasion ou neuf (à partir de 100 €)  

Bravo ! Votre environnement technique est prêt. C’est le moment de démarrer la visio. Abordons ensemble les quelques recommandations sociales durant votre visio :

     1. Imposez-vous et aux autres la caméra et le micro ! On parle de visio-conférence, alors pourquoi couper la caméra ? Le format virtuel nous retire une part de réalité, nous prive une partie de la communication non verbale pourtant si importante.. Privilégiez un moment plus humain, apportez toujours plus de réalité à votre visio : activez vos caméras ! Si vous y parvenez avec vos interlocuteurs, votre échange sera plus qualitatif et votre classe virtuelle sera plus participatif.  

     2. Posez les conditions de la visio, installez un cadre : il est toujours plus simple et agréable de donner les 3 ou 4 règles de vie dès le départ pour améliorer l’expérience de la visio : élisez un « maître de cérémonie » qui pourra donner la parole, évitez les croisements de voix, coupez les micros lorsque vous n’intervenez pas, expliquez les fonctions utiles du logiciel de visio afin d’interagir efficacement avec votre groupe, etc…

Toutes ces pratiques, et ces conseils que l’on vous donne, Laurence et Pierre-Etienne les ont mis en place au tout début de leurs formations, et continuent aujourd’hui à les exploiter mettre en place.  

Vous l’avez compris, il n’est pas forcément utile d’investir beaucoup d’argent pour mener une visioconférence à la réussite : il suffit juste de bon sens. 😊

C’est bien beau tout cela… Mais une fois avoir compris les bonnes pratiques,

Quels sont les logiciels à utiliser pour vos visioconférences ?

S’il existe un atout aux confinements COVID, c’est celui d’avoir démocratisé les outils de visio-conférence. Comme À Bonne École, vous avez certainement débuté avec des outils faciles et gratuits.

 

À ce jour, les principaux logiciels suivants sont proposés en format gratuit, et également avec une version payante :  

     - Teams de Microsoft 365 : démocratisé en 2020 durant la situation sanitaire, Teams a été l’un des outils les plus déployés pour les réunions et visios d’entreprise.

     - Zoom : de la même manière, le leader mondial a vécu une hyper-croissance en 2020, et s’est fait notamment connaître par le grand public par…les apéros Zoom !

Ces deux outils sont très connus pour l’animation de classes virtuelles. Pour ses usages quotidiens, l’équipe À Bonne École a fait le choix de Teams, et notamment le service Teams Exploratory, proposé par Microsoft afin de découvrir la plateforme.  

En effet, lors d’animation de formations, tout le monde ne bénéficie pas de licences Microsoft 365 pour participer à une réunion. Le service Teams Exploratory offre à vos participants la possibilité de découvrir et profiter des fonctionnalités de Teams sans avoir à financer de licence, sur une période donnée. Cette solution vous permet de réaliser vos réunions et inviter n’importe qu’elle personne à celle-ci.

Ensuite, lorsque l’usage de votre plateforme devient important, il convient de passer sur des licences Microsoft 365, à partir de 5,10 € HT/mois/utilisateur).

Mais il existe de nombreux outils pour agrémenter vos visio-conférences, et les rendre encore plus impactantes.

Pour pouvoir réussir vos réunions, vous pouvez utiliser les applications suivantes qui vous permettent de répertorier votre travail :  

     - Forms,

     - Planner de Microsoft 365.

Forms permet de réaliser des formulaires d’enquêtes de satisfaction et de questionnaires en toutes simplicités en ligne. Vous pouvez créer de A à Z votre questionnaire. L’appli vous offre une analyse complète des réponses recueillies, sous forme de graphiques et de statistiques. De n’importe où, votre formulaire peut être répondu et vous pouvez même recevoir un mail à chaque soumission de celui-ci. Lors de vos visioconférences, vous pouvez l’utiliser pour chaque animation avec vos interlocuteurs, afin de dynamiser votre réunion. Chez À Bonne École nous utilisons cette application pour les questionnaires de satisfactions de nos stagiaires, mais également pour vous permettre de vous évaluer avant la participation à l’une de nos formations. Evaluez-vous juste ici !

Planner vous permettra de gagner votre temps ! Vos tâches du quotidien sont centralisées et optimisées au mieux ! Vous recevez une notification à chaque tâche en retard. Le traitement d’informations est plus simple. Pour votre travail en équipe, cette application vous permet d’optimiser vos performances de travail grâce à une personnalisation efficace des rapports générés ou encore l’automatisation de nombreuses tâches quotidiennes. Vous pouvez suivre l’efficacité de votre équipe. C’est dans cet objectif que l’équipe A Bonne Ecole l’utilise. 😊  

Comment dynamiser vos visioconférences avec des outils gratuits ?

Une fois vos logiciels de visio choisis, vous pouvez venir les dynamiser avec des outils gratuits et pratiques pour animer vos visioconférences. Nous vous partageons ici une liste d’outils qui améliorera à coup sûr la qualité de votre animation et diversifiera la façon de faire participer votre auditoire. Tous ces outils proposent une version gratuite :  

     - Genial.ly : apporte beaucoup d’animation en support visuel pour vos visioconférences,

     - Canva : créez vos présentations en toute simplicité,

     - La Digitale : dynamisez vos visioconférences avec cet outil et marquez les esprits en introduisant votre sujet sous forme de jeux,    

     - Kahoot : challengez votre auditoire avec la création de quizz et de jeux.  

En mettant en place ces outils, vous augmenterez la participation de votre auditoire !

Vous souhaitez dynamiser vos animations mais vous ne savez pas utiliser ces outils : venez pratiquer avec À Bonne École !  

Si vous deviez retenir quelque chose de cet article :

Voici les 4 astuces de À Bonne École :  

   1. Mettez-vous à la place de votre auditoire,  

    2. Veillez sur les outils freemium (Genially, La Digitale) pour animer et engager votre groupe en visioconférence,

    3. Exploitez les bons outils pour la phase de positionnement préalable et impliquez vos participants (Forms),

    4. Exploitez vos outils gratuits jusqu’à leurs retranchements avant de basculer vers le payant.  

Dans le fond, évitez d’utiliser des outils pour avoir des outils.  

Ne vous laissez pas aller avec des abonnements peu chers mais dont vous n'utilisez pas et exploitez pas entièrement. Gardez un outillage pertinent de logiciels et dont vous êtes les plus à l’aise.  

Dans la forme, l’audio et la vidéo de vos visioconférences sont primordiales, mais gardez à l’esprit la communication non-verbale, nous sommes humains.. Pas des robots ! 🤖  

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