Objectifs

A l'issue de cette formation, les participants disposeront des compétences nécessaires pour exploiter toutes les fonctionnalités utiles de Microsoft Outlook et Teams pour améliorer leur efficacité collaboratives.

Pré requis

Maîtrise de l'environnement Windows, un usage préalable d'Outlook est fortement conseillé.

Évaluation

Qu’il s’agisse de classe virtuelle ou présentielle, des évaluations jalonneront la formation : tests réguliers des connaissances, cas pratiques, certification ou validation par un diplôme à l’issue de l'action par les stagiaires, au regard des objectifs visés.

01 Les outils collaboratifs en entreprise

- Concept et brève présentation

02 Outlook et l’environnement

- L’interface, les différents modes d’affichage

- Personnaliser Outlook

03 Outlook et la messagerie

- Présentation des différents dossiers de la messagerie

- Composer, mettre en forme et adresser un message

- Recevoir, lire et répondre un message, modifier un message et l'imprimer

- Inclure un fichier ou un élément à un message

- Les options courantes (accusé de réception, accusé de lecture)

04 Outlook et les contacts

- Le carnet d’adresses de l’entreprise

- Créer, modifier et supprimer ses propres contacts

- Créer un groupe de contacts, rechercher un contact

- Intérêt d’un carnet de contact à jour : synchronisation mobile/cloud

- Créer un contact à partir d'un message électronique

- Ajouter des champs pour compléter les informations de la fiche

05 Outlook et le calendrier

- Les modes d’affichage du calendrier

- Créer un rendez-vous simple ou spécifique (périodicité, privé...)

- Organiser une réunion, modifier une réunion

- Utiliser l’assistant planification pour vérifier la disponibilité des participants

- Les catégories de Calendrier Outlook

- Ouverture sur les possibilités de partage du calendrier

06 Les tâches

- Créer et mettre à jour des tâches

- Mettre une échéance à une tâche, assigner des tâches à d'autres personnes

07 Optimiser son organisation avec Outlook

- Personnaliser Outlook (signature, recherche, calendrier)

- Gagner du temps avec sa messagerie : le vote, différer la livraison, dictation (selon version)

- Les limites de l’envoi de mails (taille pj, format de pj, flux de mails)

- Rechercher un message

- Les règles de messagerie : intérêts et limites

- Paramétrer le gestionnaire d'absence

- Marquer les messages avec un indicateur de suivi

- L’archivage des messages (présentation succincte)

08 Aller plus loin avec Outlook

- Utiliser Outlook Web App en mobilité (M365)

- Organiser une arborescence de dossiers, et classer ses messages

- Partager des dossiers avec des membres de l’équipe

- Les Dossiers Publics : principes et fonctionnement (M365 ou Exchange)

09 Introduction à Microsoft Teams

- Qu'est-ce que Teams ? Philosophie Microsoft 365, de Teams et intérêts

- Découvrir l'interface et les fonctionnalités principales

10 Teams et Les conversations

- Lancer une conversation avec un ou plusieurs collègues

- Répondre ou réagir à un message avec des emojis, gifs, autocollants

- Utiliser les fonctions additionnelles : faire un compliment, etc..

- Partager un fichier dans une conversation

- Epingler une conversation

- Rechercher une personne externe et lancer une conversation (selon autorisations)

- Différences de fonctionnalités entre conversations interne/externe

- Lancer un appel vidéo ou audio depuis une conversation

- Partager un écran et donner le contrôle provisoirement

11 Teams et les équipes / canaux

- Les équipes

- Les canaux

12 Teams et les réunions

- Principe du calendrier Teams VS Outlook

- Créer et organiser une réunion avec le calendrier

- Rejoindre une réunion Teams, les modes d'affichages de réunion

- La confidentialité audio/vidéo et les arrière-plans

- Exploiter efficacement une réunion Teams avec les notes, le tableau blanc

- Coéditer en réunion

- Paramétrer les options d'une réunion, la salle d'attente, enregistrer la réunion (selon autorisations)

13 Personnaliser Teams

- La gestion du statut de disponibilité et ses répercussions

- Modifier le mode de démarrage et l'affichage Teams

- Gérer la confidentialité sur Teams, paramétrer les notifications

- Paramétrer ses périphériques audio/vidéo

- Gérer sa messagerie vocale Teams

14 Aller plus loin avec Teams

- La bibliothèque d’applications Teams

- Créer une conversation de groupe avec des personnes extérieures à mon organisation (selon droits M365)

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